Sede¶
Requisitos¶
A la hora de buscar una sede para la PyConES tuvimos en cuenta varios requisitos:
- Abierto en fin de semana
Nota
Esta decisión tiene un impacto notable en los costes organizativos, puesto que las sedes abiertas en fin de semana son mucho más difíciles de encontrar y suelen subir los precios con respecto a los días laborables.
- Bien comunicado con el resto de la ciudad
Nota
Esto facilita la búsqueda de alojamiento por parte de los asistentes y también hace más sencilla la realización de actividades de ocio fuera de la conferencia (e.g.: PyCañas)
- Debe existir un espacio único en el que reunir a todos los asistentes (en nuestro caso, 400)
- Debe contar con tantas salas como “tracks” vaya a tener el evento y con capacidad suficiente
Nota
En este sentido, además de dividir el número de asistentes por el número de tracks hay que tener en cuenta dos factores: que algunas charlas son más interesantes que otras (una sala concreta se satura mientras que otras están vacías)
- Debe contar con un espacio en el que se puedan colocar cómodamente los patrocinadores y que sea un lugar de paso para que no estén aislados
- Si no permite catering externo, sería deseable que contase con cantina o cafetería propios
Cumplir estos requisitos combinando varios espacios es posible pero puede complicar la logística, especialmente si están alejados entre ellos. No fue el caso de la PyData Madrid 2016, que hizo uso de un edificio para los talleres del viernes y otro distinto para las charlas del fin de semana.
Elección final¶
Se barajaron hoteles, centros de congresos, lugares de coworking y otros espacios para la PyConES 2015, y finalmente se optó por la Universidad Politécnica de Valencia por estos motivos:
- Cumplía con todos los requisitos en cuanto a espacios y se abriría para nosotros en fin de semana
- Relación de afinidad: los organizadores estudiaban o habían estudiado en ella y conocían bien el lugar
- Precio más bajo
Por hacer
Aspectos a mejorar