Organización

El equipo

Durante la PyConES 2014, celebrada en Zaragoza, se estableció contacto previo con diversos grupos que podrían ser candidatos a organizar la siguiente edición de la conferencia, entre ellos: Mallorca, Barcelona, Bilbao y Valencia. Finalmente el equipo de Python Valencia fue el único que respondió positivamente, si bien en ese momento había muy pocos datos sobre posibles sedes o personas disponibles para ayudar. No se hizo anuncio oficial al cierre del acto, sino que se iniciaron las conversaciones en privado.

El equipo estaba compuesto por:

  • Juan Luis Cano, como enlace con la Asociación Python España.
  • Marcos Gabarda, Mayte Giménez y Javier Palanca, de Python Valencia.
  • Colaboradores puntuales: Quique Porta, Yamila Moreno, Núria Pujol, Raúl Cumplido, Kiko Correoso, Gema Sahuquillo.
  • Vesi Stoilova, con las labores de contabilidad.

División de tareas

Con la experiencia de las dos primeras ediciones, se decidió tomar un camino intermedio y dividir las tareas organizativas entre la Asociación y Python Valencia. Esta es una copia textual del correo electrónico en el que se propuso dicha división:

Hemos tomado una decisión definitiva en la asociación aprovechando el retorno navideño y, si aún
estáis dispuestos, nos gustaría organizar con vuestra ayuda la PyConES 2015 en Valencia.

Retomando un poco lo que te comenté de pasada la última vez que nos vimos y que me preguntaste
hace unas semanas, había pensado en este reparto provisional de tareas:

* Asociación

  * Contacto con patrocinadores de años anteriores (1)
  * Gestión financiera (2)
  * Venta de entradas
  * Ayudas de la PSF
  * Admisión de propuestas de charlas (¿y talleres?)
  * Selección de charlas (¿y talleres?)
  * Admisión de solicitudes de ayuda económica (si las hubiera)
  * Propuesta de un calendario de fechas importantes
  * Búsqueda de ponentes internacionales
  * Promoción en medios de comunicación

* Organización local

  * Selección de sede, y valoración de

      * número máximo de asistentes,
      * necesidades financieras,
      * equipamientos (espacios grandes para keynotes, WiFi),
      * número máximo de tracks

  * Búsqueda de catering
  * Logística: cartelería, acreditaciones, merchandising
  * Contactos con empresas locales (1)
  * Acuerdos con hoteles y alojamientos locales
  * Búsqueda de voluntarios para el evento
  * Información práctica para asistentes

* Conjunto

  * Comunicación: Twitter, web

Con algunas notas al pie:

(1) Nos encargamos nosotros de los patrocinadores solo porque ya nos conocen, de forma
que no cambie la persona de contacto cada año. Si algún patrocinador está próximo a la
ciudad o a los organizadores (¿Cuble?) os pasamos el contacto sin problemas.
(2) En el momento en que empecemos a emitir facturas es importante que llevemos un
control del flujo de dinero y que vayan con nuestro CIF, para evitarnos problemas
fiscales... Por supuesto el dinero de la PyConES es para la PyConES: si el saldo es
positivo estupendo, si es negativo tenemos un pequeño colchón.

Y un par de cosas que puntualizar: la primera es que la distribución anterior no está
escrita en piedra, se puede modificar ahora o en cualquier momento y estoy abierto a
sugerencias sobre cambios o a añadir cosas que se me hayan podido pasar porque la he
escrito «al vuelo». La segunda es que no tenéis que tenernos al corriente de todos los
movimientos que hagáis: yo seré vuestro nexo con la asociación, tal vez os pregunte de
vez en cuándo qué tal va la cosa y si necesitáis algo y por supuesto para cualquier
duda no tenéis más que decírmelo.

Durante los meses previos a la conferencia se celebraron videollamadas una o dos veces al mes, de media hora a una hora de duración, para poner tomar decisiones más complejas, avanzar más deprisa en los asuntos complicados y decidir las acciones futuras. Para ello se utilizó https://appear.in o Google Hangouts cuando el primero fallaba.

La organización de las tareas concretas se hizo a través de Trello (por familiaridad con años anteriores) y a través del email, en listas de correo privadas proporcionadas por la Asociación.

Conclusiones

En el lado positivo:

  • La división de tareas funcionó muy bien, aun siendo bastante poco granular. El resto se fueron asignando de forma orgánica, de forma que cada miembro del equipo se encargaba de áreas concretas (web, diseño gráfico, contacto con la sede, etc).
  • Es igualmente aplicable a futuras PyConES, especificando un poco más con las ideas del punto anterior. Los Workgroups de EuroPython pueden ser una fuente de inspiración.
  • Las videollamadas funcionaron, además, para crear un clima de compañerismo en el equipo. Fueron una pieza clave de la organización.
  • Los miembros del equipo se coordinaron entre sí para los momentos en que la VidaReal™ exigía dedicación a otros menesteres.

En el lado negativo:

  • Se subestimó la carga de trabajo en el último mes de la conferencia y se tuvo que renunciar a implementar algunas ideas para cumplir con las tareas de máxima urgencia.
  • El email cubrió el 80 % de las necesidades de comunicación, pero a veces no es una herramienta idónea de gestión de tareas. Trello, en cambio, permite:
    • Asignar tareas a una persona concreta.
    • Poner una fecha límite.
    • Hacer un seguimiento hasta que la tarea se termina.
  • Mientras que la lista de correo privada fue muy útil, hubo dos problemas:
    • En un principio no se comunicó públicamente que se había creado esa lista ni quién pertenecía a ella, creando confusión.
    • No existía una herramienta para invitar a colaboraciones puntuales: se utilizó la lista general de Python España para ello. Posiblemente la organización se podría haber beneficiado de más ayuda externa (algunos colaboradores puntuales se citan en El equipo).